Een goed benchmarkonderzoek maakt vergelijkbaar, met oog voor verschillen. Lysias zette een benchmarkmodel op en vergeleek overheaduitgaven van meerdere GGD-en.

Als een organisatie onder financiële druk komt te staan, wordt overhead vaak al snel onderwerp van discussie. Wat een gesprek hierover lastig maakt, is dat er geen objectieve prestatie-indicatoren voorhanden zijn. Op basis waarvan beoordeel je dan de efficiëntie van HR, financiën of facilitaire dienstverlening? Een goede benchmarkvergelijking maakt dit mogelijk.

Door het naderende ravijnjaar en druk die daarmee ontstaat op de begroting kijken gemeenten momenteel kritisch naar waar zij geld aan uitgeven. In het afgelopen jaar kwam de begroting van een aantal GGD-en in het vizier met daarbij de vraag: kan het misschien allemaal wat efficiënter? Op verzoek voerden we een benchmarkonderzoek uit naar overhead van meerdere GGD-en.

De activiteiten van de GGD zijn grofweg te verdelen in twee categorieën. De primaire taken die bijdragen aan het beschermen en bevorderen van de publieke gezondheid (1). Denk daarbij aan infectieziektebestrijding en de gezondheidscontroles op consultatiebureaus. De tweede categorie is overhead (2).

Maar wat is overhead? Het gaat om alle indirecte activiteiten die de organisatie helpen draaiende te houden. Hoewel er richtlijnen zijn vastgesteld, is het onderscheid in de praktijk minder duidelijk. GGD-en hanteren verschillende rekenregels en bouwen hun begrotingen op eigen wijze op. Daarbij voeren de GGD-en weliswaar voor een groot deel dezelfde taken uit, maar er zijn ook verschillen die een eenvoudige 1-op-1 vergelijking in de weg staan. Als je daar overheen kijkt, bestaat het risico dat je appels met peren gaat vergelijken.

We doken diep in de cijfers en formuleerden een aantal duidelijke uitgangspunten om daarmee onderscheid te maken tussen kostensoorten en voerden bewerkingen uit om de cijfers vergelijkbaar te maken. We keken niet alleen naar de financiële kant, maar maakten ook een fte-vergelijking van overheadfuncties.

Het resultaat is inzicht en handelingsperspectief. GGD-en zagen waar zij relatief meer of minder aan uitgaven, ten opzichte van vergelijkbare GGD-en. De uitkomsten strookten soms met de eigen verwachtingen, maar soms ook niet. Concreet: uit de cijfers kwam naar voren dat een organisatie twee keer zoveel uitgaf aan communicatie terwijl daar geen duidelijke reden voor bestond. De inzichten uit het benchmarkonderzoek maakten een goede discussie, onderbouwd met cijfers, hierover mogelijk. Een benchmarkonderzoek kan daarom van grote waarde zijn.