“Het vertrouwen dat Esther alles zorgvuldig geregeld had”

‘Opgavegericht realiseren’ een nieuwe loot aan Lysias’ stam. Senior adviseur Esther Slinkman vervulde de rol van regionaal projectleider inkoop jeugdhulp 2022 e.v. en deed dat – volgens haar opdrachtgever Ed Magnée, interim-directeur Serviceorganisatie Jeugd – met verve. Esther: “Het is een maandenlang proces onder een flinke tijdsdruk waarbij je scherp moet hebben wie waar over gaat en wie wanneer te consulteren.”

Wat was de uitdaging?

Ed: “De bestuurlijke opdracht en een plan van aanpak lagen er niet in Zuid-Holland-Zuid. Toch wilden deze tien gemeenten in beperkte tijd een gedegen inkoopkader – waarin alle bestuurlijke uitgangspunten worden vastgelegd – realiseren met voldoende draagvlak.”

“Daarnaast zat de tweespalt in deze regio, vergelijkbaar met veel andere regio’s in Nederland, in het volgende: er is minder budget, terwijl de vraag naar jeugdhulp juist toeneemt. Er was niet realistisch begroot en er werden steeds meer losse projecten gestart om te bezuinigen op jeugdhulp. De gemeenten wilden meer grip op de financiën en het inkoopkader moet hen hierbij helpen.”

Esther: “Op het moment dat ik binnenkwam, moest het hele proces ingeregeld worden. De SOJ was voorheen gewend het inkoopkader zelf voor te bereiden, zonder sturing van de gemeenten. De wens van de tien gemeenten was uiteraard dat zij dat laatste wel kregen. Voor de inkoop jeugdhulp, was het zaak dat we pragmatisch te werk gingen met een werkgroep en een stuurgroep namens de tien betrokken gemeenten en de SOJ.”

“Als voorzitter van de regionale werkgroep van ambtenaren en SOJ-medewerkers en als secretaris van de stuurgroep met vier wethouders, een ambtelijk opdrachtgever en de interim-directeur van de SOJ, moest ik het proces strak inregelen. Dus goed weten wie waar over gaat; wie moet ik op welk moment meekrijgen en wie gaat wanneer besluiten, wie te consulteren op welk moment?”

Hoe kwam het dat er geen bestuurlijke opdracht lag?

Ed: “De gemeenten hebben de uitvoering van de jeugdhulp in 2014 helemaal overgedragen aan de Serviceorganisatie Jeugd. Wat ze daarbij uit het oog verloren hebben, is dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor sturing en beleid. Dat steekt voornamelijk gemeenteraden; die hebben het gevoel grip te verliezen. We zijn daarom in dit proces een zeer nauwe samenwerking aangegaan met de gemeenten en hebben op basis van een bestuurlijke opdracht vorm en inhoud gegeven aan het proces.”

“Als eerste gingen we aan de slag met de regionale werkgroep Inkoop. Als tweede stemden we inhoudelijk in het ambtelijk overleg met alle tien gemeenten af. Vervolgens ging het voorstel naar het bestuurlijke niveau, naar de stuurgroep, om de besluitvorming voor te bereiden. Vanuit de stuurgroep ging het voorstel naar het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, met alle wethouders. En – last but not least – zijn we naar de gemeenteraden gegaan, om het politieke gedeelte af te tikken, zodat het juiste verhaal verteld wordt én in vruchtbare grond landt.”

Esther: “En deze route hebben we – tussen maart en december vorig jaar – meerdere keren doorlopen. Eerst rondom de bestuurlijke opdracht; wat is de opgave? En vervolgens met het inkoopkader zelf, waarbij we een zienswijze procedure hebben gevolgd om alle betrokkenen recht te doen.”

Waarom zo zorgvuldig, die stap extra naar de politiek?

Esther: “De nachtmerrie bij dit soort trajecten is dat partijen op vijf voor twaalf gaan dwarsliggen. Dat als je een partij niet hebt meegenomen, je alles opnieuw met alle betrokken partijen moet doorlopen. Dan heb je een jaar verloren. Een onzorgvuldig proces geeft onrust, een zorgvuldig proces zorgt ervoor dat je het inhoudelijke gesprek kunt blijven voeren.”

Ed: “Het proces kon ik met een gerust hart aan Esther overlaten. Ik heb als directeur een gedelegeerde bevoegdheid. Ik hoéf die afstemming niet te zoeken, maar ik weet ook: als ik het niet doe, kan het zich tegen mij – en daarmee de opgave – keren.”

Wat levert deze aanpak op voor de betrokkenen?

Esther: “De SOJ en de gemeenten zijn betere gesprekspartners geworden op bestuurlijk niveau en ambtelijk niveau, omdat ze nu weten wat er allemaal bij zo’n inkooptraject komt kijken. Tijdens dit traject hebben we leergangen over inkopen georganiseerd; het gaat immers ook over kennisoverdracht.”

Ed: “In de Jeugdhulp gaat het over serieus geld; in deze regio zo’n 700 miljoen euro over de komende contractperiode. Als de beleidsadviseurs, wethouders en raadsleden niet weten waar het over gaat, kunnen ze het logischerwijs alleen over de tekorten hebben. Terwijl het interessanter is om met elkaar te kijken wat er echt nodig is om de juiste jeugdhulp te leveren. Tegen wethouders zeg ik vaak: ‘Bezuinigen leidt niet tot meer kwaliteit. Maar kwaliteit leidt wel tot lagere kosten.’ (Lachend:) Het lijkt een Marco Borsato-tegeltje, maar het is wel waar.”

‘Bezuinigen leidt niet tot meer kwaliteit.

Maar kwaliteit leidt wel tot lagere kosten.’

Esther: “Bestuurders en ambtenaren in de regio Zuid-Holland-Zuid zijn enorm betrokken. Het gevoel en het gemeenschappelijke belang om het samen goed te willen doen, zodat deze kinderen – de meest kwetsbare jeugd – gezond en veilig opgroeien, voelde ik bij alle partijen vanaf het begin. Die innerlijke drive bij alle betrokkenen van de SOJ en die tien gemeenten, maakte dat we het snel over de inhoud konden hebben en het inkoopkader binnen de afgesproken vastgesteld kon worden.”

Wat had beter gekund?

Ed, met een knipoog: “Dat Esther per 1 maart weg is, omdat zij aan een andere, nieuwe opdracht is begonnen.”

Esther: “De opgave is gerealiseerd, het inkoopkader ligt er. Het inkooptraject is nu in een andere fase terecht gekomen. De focus ligt nu op de inhoudelijke vertaling van het inkoopkader naar de inkoopstrategie. Dit pakken anderen op, hier ligt mijn meerwaarde niet. Mijn expertise ligt in het vlottrekken van het proces en het doelgericht samenwerken aan een resultaat, ook op bestuurlijk niveau. En ik ben niet weg uit de regio: inmiddels werken we samen aan een opdracht rond een programma ‘Gezond en veilig opgroeien’ binnen de Dienst Gezondheid & Jeugd ZHZ, waar ook de SOJ deel van gaat uitmaken.”

Tips voor een zorgvuldig proces:

• Formuleer een bestuursopdracht met een duidelijk resultaat: ‘Vóór (datum) moet er nieuw inkoopkader zijn vastgesteld’.
• Ga aan de slag met een regionale werkgroep en met een stuurgroep en zorg ervoor dat zowel de inkooporganisatie als de gemeenten vertegenwoordigd zijn.
• Zorg voor transparantie over (1) wie je wanneer waarover consulteert en (2) wie wanneer waarover besluit.
• Doorloop steeds het hele proces: regionale werkgroep – ambtenarenoverleg Jeugd – regionale stuurgroep – Dagelijks Bestuur – Kernteam – Algemeen Bestuur – gemeenteraden.
• Organiseer regionale bijeenkomsten voor de raden. In ZHZ zijn een schriftelijke consultatieronde, een fysieke bijeenkomst en een digitale bijeenkomst georganiseerd. Dat lijkt veel werk, maar het zorgt voor veel draagvlak.
• Onthoud: een zorgvuldig proces kost tijd, maar een onzorgvuldig proces kost uiteindelijk nog meer tijd.

Link naar het Inkoopkader Jeugdhulp 2022 e.v.
https://www.jeugdzhz.nl/Nieuws